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重庆市中小学校档案管理暂行办法
重庆市綦江区档案局   http://daj.cqqj.gov.cn         2012年4月24日 9时55分

重庆市中小学校档案管理暂行办法

 

第一章              

第一条  为进一步加强我市中小学校档案工作,提高档案管理水平,更好地为教育改革和发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《重庆市实施<中华人民共和国档案法>办法》及有关规定,结合全市中小学档案工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称中小学校档案(以下简称学校档案),指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其它各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条  学校档案是国家档案资源的重要组成部分。学校档案工作是办好学校的重要基础工作,是学校管理工作的组成部分,是衡量教育质量和管理水平的重要标志。

第四条  学校档案工作由各级教育行政管理部门领导,同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条  学校档案工作实行“四同步”管理,即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章     管理体制、机构和人员

第六条  各级教育行政部门和学校应当把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划,列入领导议事日程,确定分管领导,定期研究和及时解决档案工作中的实际问题,确保档案工作所需经费和必需的设备。

第七条       学校应设立档案工作机构,其基本职责是:

(一)贯彻落实党和国家关于档案工作的法律法规、方针政策和业务规范,制定学校档案工作制度和规划;

(二)集中统一管理学校档案,维护档案的完整与安全,为学校教育与发展积累档案史料;

(三)编制必要的档案检索工具,开发档案信息资源,积极提供利用服务;

(四)组织学习档案业务知识,指导立卷归档工作,开展档案宣传活动;

(五)做好档案统计工作,及时上报统计结果。

第八条 学校应配备与档案工作相适应的专(兼)职档案工作人员。学校档案工作人员应当认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,工作认真负责,遵守纪律,身体健康,具备专业知识,并经档案业务培训考核合格。

第九条  学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制,享受与学校教师专业技术职务同等的待遇。

第十条  学校档案工作人员应保持相对稳定,调动工作时做好档案工作的交接。

第三章   文件材料的收集、立卷和归档

第十一条  学校应建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和归档制度,并纳入教学、科研和管理人员的职责范围,确保归档文件材料完整、准确、系统。

第十二条  学校应实行文件材料形成部门立卷制度。各部门要安排一名专(兼)职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。

第十三条 学校档案的主要门类及整理要求:

(一)文书档案,按照《归档文件整理实施细则》(渝档发〔200118号)整理;

(二)教学档案,以卷为单位整理;

(三)教师业务档案,以卷为单位整理;

(四)会计档案,按照《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)和《重庆市档案局、重庆市财政局关于贯彻财政部、国家档案局<会计档案管理办法>的补充通知》(渝档发199956号)整理;

(五)声像档案,录音录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T1595),照片档案按照《重庆市照片档案收集整理实施细则》(渝档发〔200636号)整理;

(六)科技档案,包括基建档案、设备仪器档案、科研档案,按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)整理;

(七)实物档案,分载体形式以件为单位整理。

第十四条  归档时间

(一)文书档案在次年的6月底前归档;

(二)教学档案、教师业务档案在次学年的寒假前归档;

(三)科研档案在科研课题鉴定结题后3个月内归档;

(四)基建档案在项目竣工验收后3个月内归档;

(五)仪器设备档案在开箱后及时整理归档;

(六)会计档案在会计年度终了后整理归档,可在财会部门保管一年后向档案部门移交;

(七)声像档案和实物档案应随时整理,定期归档。

第十五条  归档的文件制作材料应质地优良,书绘工整,字迹耐久,声像清晰;案卷质量符合有关规范和标准要求。

第十六条  学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种门类和载体形式的文件材料,必须按规定移交归档,实行集中统一管理,任何个人不得拒绝归档或据为已有。

个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,学校档案部门可进行征集、代管,对向学校档案部门捐赠档案的,学校应予以奖励。

第四章   档案保管和利用

第十七条  学校应建立和完善档案的保管、保密、利用、统计、鉴定销毁等制度,确保学校档案安全保管和有效利用。

第十八条  学校应配备档案专用库房、档案查阅室和档案工作人员办公室,档案库房必须符合档案保管保护要求,并有防盗、防火、防光、防高温、防尘、防潮、防虫、防鼠等设施。

第十九条  学校应适应现代化要求,采用现代科学技术和方法,逐步实现档案管理现代化。

第二十条  对保管期满的档案,学校档案部门应和业务部门组成鉴定小组进行鉴定,对失去保存价值的档案进行登记造册,经学校领导审批后,报有关行政管理部门备案,在指定地点由二人监销,监销人应在销毁清册上签字。

第二十一条  学校档案部门应对档案的收进移出、案卷数量、档案利用等情况进行统计,按照有关规定,及时向当地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案统计结果。

第二十二条  学校档案部门应定期对所保存档案进行检查,对已破损和字迹褪色的档案及时修复或复制;有异常情况,应立即向校领导报告,及时处理。

第二十三条  学校撤销、合并或分立时,学校档案的归属与流向:学校撤销时,档案移交国家综合档案馆保存;学校合并时,档案随之并入;学校分立时,档案由原校保存。

第二十四条  档案工作人员要加强档案管理,严格档案借阅制度,做好保密工作,确保档案安全。

第二十五条  学校档案主要供本校利用,其它单位和个人查阅档案时,应持单位介绍信,经领导同意后,方可查阅。

第二十六条  对于重要的、珍贵的档案资料,一般不提供档案原件,如特殊需要时,须经学校分管领导批准。

第二十七条  学校档案部门应积极开展档案宣传和档案编研工作,配合学校中心工作,提供目录、举办展览、陈列等;有计划地开发档案信息资源。

第五章   奖励与处罚

第二十八条  学校应建立健全档案工作检查、评估和考核制度,对在档案工作中成绩优异、贡献突出的人员给予表彰奖励。

第二十九条  对于违反《中华人民共和国档案法》的,由有关部门依法追究法律责任。

第六章   

第三十条  区县教育行政部门和学校可结合实际制定实施细则。

第三十一条  职业中学、幼儿园参照本办法执行。

第三十二条  本办法由重庆市教育委员会和重庆市档案局负责解释。

第三十三条  本办法自印发之日起施行,原《关于印发〈重庆市教育委员会关于中等学校档案管理的暂行办法〉的通知》(重教办[1991]40号文)和《关于印发〈重庆市中小学校、职业技术学校档案分类大纲、归档范围和排列要求〉的通知》(重教办[1994]39号文)同时废止。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件:

重庆市中小学校档案归档范围和保管期限表

一、文书档案

(一)党群工作类

1上级党组织、工青妇组织的决议、决定、条例、办法、规定等文件材料                                  针对本校的  永久

                            其它要贯彻执行的  10

2.本校党委(支部)、工青妇组织的年度工作计划、总结

永久

3本校党委(支部)、工青妇组织的各项工作制度,阶段性计划、总结                                         30

4本校党委(支部)、工青妇组织年度统计报表,党、团员名册,工会、妇女干部名册                                永久

5本校党委(支部)、工青妇组织的会议记录、纪要  永久

6本校党委(支部)、工青妇组织形成的专项工作、专题会议文件材料                                        30

7本校党委(支部)、工青妇组织形成的临时性、事务性文件                                                10

8本校发展新党员、预备党员转正,组织关系转移的通知、介绍信存根                                         永久

9本校党委(支部)、工青妇组织受表彰的文件材料

                              县级(含)以上的  永久

                                   县级以下的  30

10本校纪检监察工作形成的材料          重要的  永久

                                      一般的  10

11.本校处理人民来信来访的文件材料

有上级领导重要批示的、有办理结果的  永久

           其它有办理结果的       10

(二)行政工作类

1.本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免启用印章的通知                                     永久

2.本校发展规划、年度工作计划、总结、校务日志、年鉴、大事记等                                           永久

3.本校制定的行政管理的制度、规定、办法等      30

4本校教职工录用、转正、聘任、离职、调资、定级、职称评定、离退休、抚恤、死亡等文件材料                永久

5.本校综合年报、教职工名册、离退休人员名册    永久

6本校校长会议、行政办公会议记录、纪要        永久

7.本校校友、校史、校庆等重大活动文件材料       永久

8.学校评估文件材料                            永久

9本校房产、物资、财产登记清册                永久

10房屋调整、调配使用、转移等的文件材料       永久

11学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料

                                                  30

12.学校对有关人员的处分材料

受警告(不含)以上处分的  永久

受警告处分的  30

13.本校及本校教职工受表彰的文件材料

                              县级(含)以上的  永久

                                   县级以下的  30

14.上级领导来校视察、检查工作形成的材料

                                       重要的  永久

                                       一般的  30

15.本校外事活动中形成的有关材料(包括合同、协议书等)

重要的  永久

一般的  30

16本校勤工俭学、校办企业管理的文件材料       30

17本校安全保卫工作文件材料

处理重大安全事故的文件材料    永久

一般工作记录、安全检查  10

18.本校校领导离任审计、专项审计文件材料       永久

19.本校爱国卫生、公费医疗、计划生育、社会治安综合治理文件材料                                         10

20各类报刊登载的宣传本校的材料               30

21本校在行政管理活动中形成的临时性、事务性文件材料

10

22.上级机关下发的有关人事、工资、住房等规定性文件材料                                                 10

二、教学档案

1上级教育主管部门下达的教学任务、课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等文件材

针对本校的  永久

一般参考性的  短期

2本校教学质量评估结论、年度教学计划、总结、课程总表、教学进度表                                     永久

3.本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案    短期

4本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教学工作的统计表等                                       长期

5.本校自编或合编的教材、大纲、讲义、习题集等  长期

6.本校各科试卷(空白)及答案、评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及质量分析                           长期

7.本校教学实习大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告                                       短期

8. 本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、总结                         短期

9.本校学生体育达标、体质健康的综合材料,参加各级体育比赛成绩                                                   长期

10.本校教师基本情况登记,鉴定、教师考勤、任课等汇总材料                                               长期

11.教师开设试验课、观摩课的教案、讲义、教材   长期

12.教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料   长期13.教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料

                                              永久

14.教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料                       长期

15.本校招生计划、总结、新生录取名册、考试成绩 长期

16.本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡                                     长期

17.本校学生学籍变动材料                       长期

18.本校学生毕业名册、统计表、毕业证、结业证存根、历届同学录及照片                                     永久

19.本校学生参加社会上组织的各种竞赛活动的获奖名单及获奖作品                                           长期

20.本校三好学生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料                                 长期

21.本校毕业生质量跟踪调查、信息反馈的材料     长期

三、教师业务档案

教师录用、招聘、转正定级、调动、任免、奖惩、考核、培训、职称评聘、先进表彰等文件材料                   永久

四、会计档案

1.本校年度决算报表                            永久

2.本校月、季报表                              5

3.现金出纳账、银行存款账                      25

4.总账、分类账、明细账                        15

5.记账凭证、原始凭证                          15

6.会计移交清册                                15

7.会计档案保管清册                            永久

8.会计档案销毁清册                            永久

五、声像档案

1.本校在教学、科研等活动中产生的照片、录音带、录像带、幻灯片                                          长期

2.学校历年荣获的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、证书等的照片                                             长期

3.本校在党政管理活动中产生的声像材料          长期

4.反映本校特点的新旧建筑物、构筑物和反映校园面貌的照片                                               长期

六、科技档案

(一)科研课题档案

本校负责组织的科研课题(项目)立项与批准材料、研究规划计划、方案、论证性材料、试验材料、成果鉴定评审材料、成果推广评优材料                                     永久

(二)基建档案

本校校舍拆迁、新建、维修、征地等的申请、报告、批准文件,校舍规划图、平面图、红线图,本校基建工程概算、预算、决算、经费划拨、收支文件,基建工程承建合同、协议书、勘测、设计、施工、竣工、验收的图纸、资料,校园地下管理网等

                                               永久

(三)设备仪器档案

1.本校各种贵重教学仪器、模型、办公设备的使用说明书、图纸、保修单、安装调试报告、维修记录等              长期

2本校校办工厂设备的说明书、图纸、维修记录及产品设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、经济效益等材料                                             长期

七、实物档案

1本校获得的各种奖杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有纪念意义和凭证作用的物品等

县级(含)以上的、重要意义的永久

县级以下的  长期

2.本校接受的国外友人、友好团体、校友捐赠纪念品、书画、文字材料                                       永久

 

 

 
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