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关于印发《綦江区机关归档文件整理实施办法(试行)》的通知
重庆市綦江区档案局   http://daj.cqqj.gov.cn         2012年4月10日 10时49分

重庆市綦江区档案局文件

 

綦江档发20125


重庆市綦江区档案局

关于印发《綦江区机关归档文件整理

实施办法(试行)》的通知

 

各街道办事处,各镇人民政府,万盛经开区各单位,区级各部门,在綦市属各单位,有关单位:

为规范、统一全区归档文件的整理工作,进一步提高全区档案工作水平,现将《綦江区机关归档文件整理实施办法(试行)》印发给你们,请遵照执行。

 

                            二○一二年三月六日

 

 

 

綦江区机关归档文件整理实施办法(试行)

 

第一章  总 则

 

第一条  为了规范全区机关归档文件的整理工作,根据国家档案局发布的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)(以下简称《规则》)和《重庆市机关归档文件整理实施细则》(以下简称《实施细则》)(渝档发200934号),结合我区实际,特制定本实施办法。

第二条  本办法所指的归档文件,是指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第三条  本办法适用于全区机关、事业单位、会团体其他社会组织。在区市属单位可参照执行。

第四条  归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值强化收集,简化整理便于索、保管和利用的原则。

 

第二章 归档文件整理的组织工作

 

第五条  凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书处理部门或业务部门进行收集,定期移交本单位档案部门归档整理,实行集中统一管理。

第六条  档案人员应严把质量检查关。检查的重点是应归档的文件材料是否收集齐全完整整理的方法是否符合《规则》和《实施细则》的要求与纸质文件相配套的其他载体档案的整理方法是否符合相关要求,电子文件是否规范。

 

第三章 归档文件的整理单位与装订

 

第七条 归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒等过程。

归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,收文与收文处理单作为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,报一期为一件,会议文件每份文件为一件,会议记录原则上一次会议为一件,也可一本(册)为一件。

第八条  归档文件应按件装订。凡保管期限为永久和定期(30年)的归档文件用线装订;保管期限为定期(10年)的归档文件可用线或不锈钢钉装订,视单位的保管条件确定。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;中文本在前,其他文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

第九条  归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档保护要求。

 

第四章  归档文件的分类及排列

 

第十条  归档文件的分类,是指全宗内归档文件的实体分类。包括选择分类方法、制定分类方案、文件归档等工作。

第十一条  为简化归档文件整理工作,我区归档文件采用“年度----机构(问题)----保管期限”或“年度----保管期限”方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

第十二条  归档文件在分年度时,按文件形成年度分。跨年度的会议文件,放在闭幕年;来文与复文跨年度并作为一件的,放在复文年,随办随归单位可放在各自年度归档。

第十三条  归档文件的排列应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

第十四条  同一事由的归档文件排列,可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。

第十五条  不同事由的归档文件排列可采用三种排列方法。一是按文件形成时间的先后顺序排列,适用于“随办随归”的单位;二是按事由的重要程度排列,一般将综合性工作排在前面,具体业务工作排在后面;三是按事由具有的共同属性分别集中排列,即按责任者、承办部门分别集中排列,或者按不同问题分别集中排列。

第十六条  对具有保存价值,但应归档的零散文件,排列在同一保管期限的后面。

 

第五章  归档文件的编号

 

第十七条  归档文件编号,是指用符号标识归档文件在全宗中的位置,并以归档章的形式在归档文件上注明。

第十八条  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料。

第十九条 归档章设置全宗号、归档年度、保管期限、件号(含室编件号和馆编件号)等项目。

全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2011年。

保管期限:归档文件保管期限,即永久、30年、10年。

件号:文件排列的顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号,同一年度同一保管期限的应从“1”开始编制;馆编件号按进馆要求编制,各立档单位暂不编制。

 

第六章  归档文件的编目

 

第二十条  归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目,来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。

第二十一条  归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

件号:填写室编件号。

责任者:制发文件的机构或个人,即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录,可填写规范化的简称或通用的简称。

文号:文件的发文字号,包括发文机关代字、发文年度(用“[ ]”括入)、发文顺序号。填写文号要照实抄录。

题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,应自拟标题,外加“[ ]”号

日期:文件的形成时间,一般以8位阿拉伯数字标注年月日,如20080926。形成时间不全的,可只标注年月或年度,如200806、2008。

页数:填写一件文件的总页数。文件中有图文的页面为一页,空白页不计页数。

备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

第二十二条  归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、保管期限、年度等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

 

第七章  归档文件的装盒

 

第二十三条  归档文件应按照室编件号的先后顺序装入档案盒,并填写封面、盒脊及备考表等项目

第二十四条  档案盒封面应标明全宗名称、全宗号、保管期限、年度、室编起止件号等项目。室编起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接。

第二十五条  档案盒盒脊设置全宗号、保管期限、年度、起止件号、盒号等项目。起止件号“室”栏左上角填写盒内第一件文件的件号,右下角填写盒内最后一件文件的件号,中间用“/”号连接;盒号即档案盒排列顺序号,在档案移交进馆时按档案馆的要求编制,盒脊项目一律用铅笔填写。

第二十六条  装盒的具体要求是:不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒;不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时,应视文件的厚度,选择适合的档案盒。

第二十七条   每一盒归档文件应置备考表,备考表置于盒内文件之后。备考表设项目包括:盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

盒内文件情况说明:填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人:填写负责整理归档文件的人员姓名,以明确责任。

检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日 期:填写归档文件整理完毕的时间。

第二十八条  按本细则整理的归档文件检索标识项目为“全宗号——保管期限——年度——件号”。

 

第八章  附则

 

第二十九条  本实施办法自印发之日起施行。

第三十条  本办法解释权属綦江区档案局。过去与本实施办法不一致的规定和办法同时废止。

 

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抄送:重庆市档案局

重庆市綦江区档案局办公室              2012年3月6

(共印15份)

 

 
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